在展廳設計過程中，設計團隊需要隨時與客戶進行展廳設計相關問題的溝通與交流。為形成最終的設計方案，在接洽初期，業(yè)務洽商部門就應把項目中獲得的客戶設計要求和可能的需求風格，填寫設計明細表，轉交給具體設計部門。
對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務人員或者是設計師安排去現場。設計師還應注意和施工團隊保持聯系，了解最新的展示材料，避免設計完畢后出現無法施工的錯誤。在展廳設計方案初稿確定時，展覽服務商應根據材料供應商的成本價以及自身設計、施工的費用，制作詳細明晰的報價單。
展廳設計方案的初稿提交方面，最好附上設計說明，并為客戶召開一場設計說明會，就展廳風格、材質要求、色彩說明、照明說明、藝術手法和設計思路等方面進行具體的闡述。
